Ведомость покупных изделий

Структура и содержание документа

ГОСТ 2.106-68 регламентирует главные положения при заполнении пакета КД (конструкторских документов)

Большое внимание уделяют оформлению ведомостей. Вместе с чертежами они входят как в ключевой, таки в весь пакет КД

Если ведомость спецификаций имеет список всех важных частей изделий, их количества на единицу изделия, то документ покупных изделий указывает характеристики продукции посторонних изготовителей. Подобное разграничение полностью резонно. Работать с документами оказывается легче. Для составления бухгалтерской отчетности, продуктивной работы отдела обеспечения предлагается информация, адаптированная с целью решения целей каждого подразделения предприятия. По этому продукция посторонних изготовителей входит в ведомость покупных изделий, которая считается индивидуальным документом.

Правилами оформления предписан порядок наполнения типовых форм 3 и 3а, где указаны поля, графы для внесения данных. Рекомендуется список изделий разграничивать так — в первую очередь выделять группу деталей по наименованию, а потом в середине этого подраздела вносить их по алфавитному порядку и цифровым значениям в порядке возрастания. Содержание документа показано на титульном листе. Советуется для обложки применять более плотную бумагу, чем та, применяется конкретно для ведомостей. Оформляется титульный лист так:

• название;
• к какому виду относится;
• как обозначено изделие на чертежах;
• номер по техдокументации;
• код продукции.

Такая система обозначений делает легче последующую работу. Особенно на больших фирмах, где кол-во проектно-конструкторских документов может составлять тысячи. Образец ведомости покупных изделий есть в пункте 6.4 ГОСТ 2.106-68. Прописывается номер строки, название продукции, обозначение документа. Основанием составления списка становится пункты 5, 5а спецификаций поставки. Дублируются номера документов: параметров, технических условий, пояснительных записок. Указывается наименование компании поставщика и его адрес. Для любого из покупных изделий по ГОСТ 2.106-68 заполняется графа «куда входит». В некоторых случаях разрешается эти данные не вписывать.

Устанавливается, сколько изделий нужно на единицу разработанной продукции. В ведомости эти сведения размещены в графе «Кол-во на изделие». Если понадобится заполняется графа примечания, где отмечены особенные качества, характеристики, единицы измерения и иная информация. По большей части добавочная информация нужна по изделиям заграничных изготовителей, где есть возможность используются прочие нормы. Коды заграничных деталей можно не вписывать в ведомость.

Ведомость спецификаций (ВС) по ГОСТ 2.106-96

ВС составляют на формах 3 и 3а приложения А.

В ВС записывают:

В ВС не перечисляют спецификации составных частей изделия, на которые имеются свои ВС. В этом случае в конце ВС изделия дают ссылку на ВС входящих составных частей

Заполняют ВС по разделам в следующей последовательности:

В раздел «Сборочные единицы» записывают спецификации сборочных единиц, входящих в состав изделия, на которое составляют ВС.

В раздел «Комплекты» записывают спецификации комплектов (монтажных частей, сменных частей, запасных частей, инструмента и принадлежностей, укладок, тары и пр.).

Наименование разделов не указывают. Порядок записи спецификаций в разделы «Сборочные единицы» и «Комплекты» аналогичен установленному в разделе 3

Заполнение граф ведомости спецификаций

Графы ВС заполняют следующим образом:

• в графе «Обозначение» указывают обозначения спецификаций;
• в графе «Наименование» указывают наименования изделий в соответствии со спецификациями;
• в графе «Куда входит обозначение» указывают обозначения спецификаций, в которые непосредственно записана составная часть изделия. Порядок записи спецификаций аналогичен установленному в разделе 3;
• в графе «Куда входит, кол.» указывают количество составных частей изделия, входящих в каждую спецификацию, записанную в графе «Куда входит, обозначение». Если составная часть непосредственно входит в изделие, на которое составляют ВС, то графы «Куда входит, обозначение» и «Куда входит, кол.» допускается не заполнять;
• в графе «Общее кол.» указывают общее количество составных частей, входящих в изделие, на которое составляют ведомость спецификаций, по каждой спецификации, записанной в графе «Куда входит, обозначение». Если записываемая составная часть входит в изделие, на которое составляют ВС, и (или) в его составные части, то в этой графе указывают (под итоговой чертой) общее количество составных частей, входящих в изделие;
• в графе «Примечание» указывают дополнительные сведения. Для документов в электронной форме указывают идентификаторфайла (файлов).

Ведомость спецификаций (ВС) по ГОСТ 2.106-96

ВС составляют на формах 3 и 3а приложения А.

В ВС записывают:

В ВС не перечисляют спецификации составных частей изделия, на которые имеются свои ВС. В этом случае в конце ВС изделия дают ссылку на ВС входящих составных частей

Заполняют ВС по разделам в следующей последовательности:

В раздел «Сборочные единицы» записывают спецификации сборочных единиц, входящих в состав изделия, на которое составляют ВС.

В раздел «Комплекты» записывают спецификации комплектов (монтажных частей, сменных частей, запасных частей, инструмента и принадлежностей, укладок, тары и пр.).

Наименование разделов не указывают. Порядок записи спецификаций в разделы «Сборочные единицы» и «Комплекты» аналогичен установленному в разделе 3

Заполнение граф ведомости спецификаций

Графы ВС заполняют следующим образом:

• в графе «Обозначение» указывают обозначения спецификаций;
• в графе «Наименование» указывают наименования изделий в соответствии со спецификациями;
• в графе «Куда входит обозначение» указывают обозначения спецификаций, в которые непосредственно записана составная часть изделия. Порядок записи спецификаций аналогичен установленному в разделе 3;
• в графе «Куда входит, кол.» указывают количество составных частей изделия, входящих в каждую спецификацию, записанную в графе «Куда входит, обозначение». Если составная часть непосредственно входит в изделие, на которое составляют ВС, то графы «Куда входит, обозначение» и «Куда входит, кол.» допускается не заполнять;
• в графе «Общее кол.» указывают общее количество составных частей, входящих в изделие, на которое составляют ведомость спецификаций, по каждой спецификации, записанной в графе «Куда входит, обозначение». Если записываемая составная часть входит в изделие, на которое составляют ВС, и (или) в его составные части, то в этой графе указывают (под итоговой чертой) общее количество составных частей, входящих в изделие;
• в графе «Примечание» указывают дополнительные сведения. Для документов в электронной форме указывают идентификаторфайла (файлов).

Бухгалтерская деятельность

В левой нижней части каждого листа ведомости вертикально располагается специальная колонка. Она предназначена для заполнения в бухгалтерии и служит инструментом ориентирования между уже заполненными ведомостями покупных изделий. Каждому из уже заполненных документов присваивается инвентарный номер. Он проставляется на всех страницах. Здесь же указывается дата заполнения и подпись материально ответственного лица за поставку тех или иных частей. Обычно это бывает менеджер по поставкам.

В конце ведомости покупных изделий, согласно требованиям ГОСТ, должен содержаться лист регистрации изменений.

Важно! Если меняются сами используемые детали, их наименование, количество или поставщик и информация об этих изменениях вносится в документ, то лист регистрации изменений заполняется соответствующим образом. Также в этом листе указывается сопроводительная документация, которая прилагается к ведомости

Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр. Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию

Также в этом листе указывается сопроводительная документация, которая прилагается к ведомости. Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр. Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию.

Техническое оформление документов: общие требования

Правила ГОСТ к оформлению тестовых документов отличаются. Всё зависит от того, кто утверждал стандарт (Таблица 1).

Таблица 1. Разница и сходство редакций ГОСТ.

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95	Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019
Высота символов — не менее 2,5 мм.	Шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров; допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.
Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм.
Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15–17 мм.	Абзацы начинается с отступа, равного 12,5–17 мм.
От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм.
Интервал между строками — не менее 8 мм.	Текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала; допускается использование двойного межстрочного интервала.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм; расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.	Расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте; при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование нужно поместить только над первой частью таблицы.

Нумерацию документов ЕСКД позволяет сделать как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

Какие материалы вносятся в документ

Не все материалы, используемые в деятельности организации, подлежат отражению в данном типе документации. Сюда следует вносить только те наименования, которые применяются для осуществления работ по достижению целей и решения профессиональных задач учреждения и цена которых за одну единицу не выше трех тысяч рублей. В частности это канцелярские принадлежности (офисная бумага, ручки, маркеры, карандаши, дыроколы), оргтехника, «расходники» и сменные аксессуары и т.п.

В нормативно-правовых актах учреждения обязательно должна быть указана категория товарно-материальных ценностей, учитываемых по ведомости, с подробным их описанием.

Область применения

Являясь составной частью полного пакета конструкторских документов, ведомость представляет собой перечень изделий, используемых в проекте, которые приобретаются у стороннего производителя. Комплектность определяется конструкторским коллективом с учетом необходимых требований к конечной продукции. К сфере деятельности разработчика относится и оформление. Правильное заполнение по стандартам ГОСТ существенно облегчает работу предприятий. Информация предназначена для отдела снабжения, бухгалтерии, подразделения, занимающегося финансами. Обязательно наличие в ведомости разрешений для применения покупных изделий. Прилагается список экспертиз, испытаний.

В нем имеются ссылки на дополнительную информацию об изделиях, указаны реквизиты и контактные данные производителей, поставляющих необходимые виды электрооборудования и материалов, механизмов, отдельных деталей. Удачным выбором для оформления ведомостей покупных изделий может стать программа Visio (визио) входящая в пакет Office 365 компании Microsoft. Быстрый, эффективный способ сделать визуализацию документа с помощью диаграмм, встроенных трафаретов с исполнениями изделий по ГОСТ 2.113-75.

Несмотря на бурное развитие электроники, появление гаджетов со множеством функций форма бумажной документации, отчетности в промышленной сфере еще долго будет приоритетной. Достоверность подписей, печатей невозможно проверить на электронных носителях, что в некоторых случаях является необходимым условием сотрудничества с поставщиком покупных изделий.

Далеко не каждое производство оборудовано современными электронными устройствами, поэтому работать у станка, на сборочном конвейере приходится используя чертеж, список, ведомость в бумажном виде. Исследователи прогнозируют еще несколько десятилетий активного использования бумажной документации на производстве.

Оглавление

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

3 Термины, определения и сокращения

     3.1 Термины и определения

     3.2 Сокращения

4 Общие требования к выполнению

     4.1 Общие требования

     4.2 Спецификация

     4.3 Ведомость спецификаций

     4.4 Ведомость ссылочных документов

     4.5 Ведомость покупных изделий

     4.6 Ведомость разрешения применения покупных изделий

     4.7 Ведомость держателей подлинников

     4.8 Ведомости технического предложения, эскизного и технического проектов

     4.9 Ведомость электронных документов

     4.10 Пояснительная записка

     4.11 Программа и методика испытаний

     4.12 Таблицы

     4.13 Расчеты

     4.14 Инструкции

     4.15 Документы прочие

5 Требования к выполнению документов в электронной форме

     5.1 Общие требования

     5.2 Спецификация

     5.3 Ведомость спецификаций

     5.4 Ведомость ссылочных документов

     5.5 Ведомость покупных изделий

     5.6 Ведомость разрешения применения покупных изделий

     5.7 Ведомость держателей подлинников

     5.8 Ведомости технического предложения, эскизного и технического проектов

     5.9 Ведомость электронных документов

     5.10 Документы, содержащие в основном сплошной текст

Приложение А (обязательное) Формы текстовых документов

Библиография

Нормативные ссылки:

• ГОСТ Р 2.601-2019 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
• ГОСТ Р 2.105-2019 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам
• ГОСТ Р 15.301-2016 Система разработки и постановки продукции на производство. Продукция производственно-технического назначения. Порядок разработки и постановки продукции на производство
• ГОСТ 2.058-2016 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения реквизитной части электронных конструкторских документов
• ГОСТ 2.124-2014 Единая система конструкторской документации. Порядок применения покупных изделий
• ГОСТ 2.055-2014 Единая система конструкторской документации. Электронная спецификация. Общие положения
• Федеральный закон 162-ФЗ О стандартизации в Российской Федерации
• ГОСТ 2.053-2013 Единая система конструкторской документации. Электронная структура изделия. Общие положения
• ГОСТ 2.602-2013 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
• ГОСТ 2.102-2013 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
• ГОСТ 2.051-2013 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
• ГОСТ 2.503-2013 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
• ГОСТ 2.501-2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения
• ГОСТ 2.612-2011 Единая система конструкторской документации. Электронный формуляр. Общие положения
• ГОСТ 2.611-2011 Единая система конструкторской документации. Электронный каталог изделий. Общие положения
• ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи
• ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации
• ГОСТ 19.202-78 Единая система программной документации. Спецификация. Требования к содержанию и оформлению
• ГОСТ 19.105-78 Единая система программной документации. Общие требования к программным документам
• ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы
• ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
• Показать все

Бухгалтерская деятельность

В левой нижней части каждого листа ведомости вертикально располагается специальная колонка. Она предназначена для заполнения в бухгалтерии и служит инструментом ориентирования между уже заполненными ведомостями покупных изделий. Каждому из уже заполненных документов присваивается инвентарный номер. Он проставляется на всех страницах. Здесь же указывается дата заполнения и подпись материально ответственного лица за поставку тех или иных частей. Обычно это бывает менеджер по поставкам.

В конце ведомости покупных изделий, согласно требованиям ГОСТ, должен содержаться лист регистрации изменений.

Важно! Если меняются сами используемые детали, их наименование, количество или поставщик и информация об этих изменениях вносится в документ, то лист регистрации изменений заполняется соответствующим образом. Также в этом листе указывается сопроводительная документация, которая прилагается к ведомости. Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр

Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию

Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр. Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию

Также в этом листе указывается сопроводительная документация, которая прилагается к ведомости. Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр. Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию.

Техническое оформление документов: общие требования

Правила ГОСТ к оформлению тестовых документов отличаются. Всё зависит от того, кто утверждал стандарт (Таблица 1).

Таблица 1. Разница и сходство редакций ГОСТ.

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95	Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019
Высота символов — не менее 2,5 мм.	Шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров; допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.
Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм.
Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15–17 мм.	Абзацы начинается с отступа, равного 12,5–17 мм.
От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм.
Интервал между строками — не менее 8 мм.	Текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала; допускается использование двойного межстрочного интервала.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм; расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.	Расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте; при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование нужно поместить только над первой частью таблицы.

Нумерацию документов ЕСКД позволяет сделать как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

ПРИЛОЖЕНИЕ (рекомендуемое). ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫХ ПРИ РАЗРАБОТКЕ ЭСКИЗНОГО ПРОЕКТА

ПРИЛОЖЕНИЕ Рекомендуемое

В общем случае при разработке эскизного проекта проводят следующие работы:

а) выполнение вариантов возможных решений, установление особенностей вариантов (характеристики вариантов составных частей и т.п.), их конструкторскую проработку. Глубина такой проработки должна быть достаточной для сопоставления рассматриваемых вариантов;

б) предварительное решение вопросов упаковки и транспортирования изделия;

в) изготовление и испытания материальных макетов и (или) разработка и анализ электронных макетов с целью проверки принципов работы изделия и (или) его составных частей; (Измененная редакция, Изм. N 5).

г) разработку и обоснование технических решений, направленных на обеспечение показателей надежности, установленных техническим заданием и техническим предложением;

д) оценку изделия на технологичность и правильность выбора средств контроля (испытаний, анализа, измерений);

е) оценку изделия по показателям стандартизации и унификации;

ж) оценку изделия в отношении его соответствия требованиям эргономики, технической эстетики. При необходимости, для установления эргономических, эстетических характеристик изделия и для удобства сопоставления различных вариантов по этим характеристикам изготавливают материальные макеты и (или) разрабатывают электронные макеты; (Измененная редакция, Изм. N 5).

з) проверку вариантов на патентную частоту* и конкурентоспособность, оформление заявок на изобретения; ____________ * Вероятно ошибка оригинала. Следует читать «патентную чистоту». — Примечание изготовителя базы данных.

и) проверку соответствия вариантов требованиям техники безопасности и производственной санитарии;

к) сравнительную оценку рассматриваемых вариантов, вопросы метрологического обеспечения разрабатываемого изделия (возможности выбора методов и средств измерения).

Сравнение проводят по показателям качества изделия (назначения, надежности, технологичности, стандартизации и унификации, экономическим, эстетическим, эргономическим).

При этом следует учитывать конструктивные и эксплуатационные особенности разрабатываемого и существующих изделий, тенденции и перспективы развития отечественной и зарубежной техники в данной области;

л) выбор оптимального варианта (вариантов) изделия, обоснование выбора; принятие принципиальных решений; подтверждение (или уточнение) предъявляемых к изделию требований (технических характеристик, показателей качества и др.), установленных техническим заданием и техническим предложением, и определение технико-экономических характеристик и показателей, не установленных техническим заданием и техническим предложением;

м) выявление на основе принятых принципиальных решений новых изделий и материалов, которые должны быть разработаны другими предприятиями (организациями), составление технических требований к этим изделиям и материалам;

н) составление перечня работ, которые следует провести на последующей стадии разработки, в дополнение или уточнение работ, предусмотренных техническим заданием и техническим предложением;

о) проработку основных вопросов технологии изготовления (при необходимости);

п) подготовку предложений по разработке стандартов (пересмотр и внесение изменений в действующие стандарты), предусмотренных техническим заданием на данной стадии;

р) проработку вопросов, обеспечивающих возможность использования конструкторской документации в электронной форме на последующих стадиях разработки. (Введено дополнительно, Изм. N 5). ПРИЛОЖЕНИЕ. (Введено дополнительно, Изм. N 4). Электронный текст документа подготовлен АО «Кодекс» и сверен по: официальное издание Единая система конструкторской документации. Основные положения: Сб. ГОСТов. — М.: Стандартинформ, 2011

Заключение

В конце ведомости покупных изделий, согласно требованиям ГОСТ, должен содержаться лист регистрации изменений.

Важно! Если меняются сами используемые детали, их наименование, количество или поставщик и информация об этих изменениях вносится в документ, то лист регистрации изменений заполняется соответствующим образом. Также в этом листе указывается сопроводительная документация, которая прилагается к ведомости

Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр. Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию

Также в этом листе указывается сопроводительная документация, которая прилагается к ведомости. Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр. Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию.